Door Adam Ziolo 1. Inleiding
Een preventiemedewerker moet iemand zijn bij wie werknemers problemen op de werkvloer kunnen bespreken. Daarvoor is van belang dat zij hem kennen, kunnen bereiken en vertrouwen. Dat verklaart waarom de ondernemingsraad (OR) een rol heeft bij de keuze van de preventiemedewerker. Stel dat de OR heeft ingestemd met de keuze van een preventiemedewerker en de plaats die hij binnen de organisatie krijgt. Met die instemming heeft de OR formeel akkoord gegeven op wie de preventietaken gaat uitvoeren en vanuit welke positie dat gebeurt (art. 13 lid 1 Arbowet en Kamerstukken II 2016/17, 34 375, C, p. 2).
Na de benoeming wordt het overleg met de OR echter steeds uitgesteld. De preventiemedewerker geeft zijn adviezen vooral aan het management. De OR ontvangt de risico-inventarisatie en -evaluatie (RI&E) en het plan van aanpak, maar spreekt hem nauwelijks over wat hij tijdens zijn werk tegenkomt.
In deze denkbeeldige situatie zijn bij de benoeming afspraken gemaakt die in de praktijk onvoldoende terugkomen. Daardoor kan belangrijke kennis over de werkvloer ontbreken in het overleg tussen OR en werkgever. Ook voor het management is dat relevant. Problemen die om een beslissing, extra middelen of een andere werkwijze vragen, komen mogelijk onvoldoende aan bod.
Dat roept de vraag op wat de instemming betekent wanneer de samenwerking daarna onvoldoende op gang komt. Om dat te begrijpen, moeten we eerst kijken waarover de OR mag meebeslissen.
2. Waarmee stemt de OR in?
De OR heeft instemmingsrecht over regelingen voor de arbeidsomstandigheden. Daaronder valt ook de manier waarop het preventiewerk wordt geregeld, waaronder het takenpakket van de preventiemedewerker (art. 27 lid 1 onder d WOR; Kamerstukken II 2015/16, 34 375, nr. 3, p. 4 en 15). Daarnaast is instemming nodig over de persoon die deze taken gaat uitvoeren en zijn positionering: de plaats die hij binnen de organisatie krijgt. Daarbij gaat het om de vraag of de kandidaat vanuit die positie zijn werk kan doen. Om daarover te kunnen beslissen, moet de OR begrijpen hoe die plaats in de praktijk wordt ingevuld (art. 13 lid 1 Arbowet; Kamerstukken II 2015/16, 34 375, nr. 3, p. 15).
Dit betekent voor de praktijk dat de OR de kandidaat, zijn werkzaamheden en zijn plaats binnen de organisatie in samenhang bekijkt. De werkgever kan bijvoorbeeld uitleggen aan wie de preventiemedewerker rapporteert, hoe hij het management kan bereiken en hoe het contact met de OR wordt geregeld. Zo wordt voor de OR duidelijker wat de voorgestelde positie betekent voor het dagelijkse werk.
Daarbij speelt ook mee hoe werknemers tegen de kandidaat aankijken en of zij hun zorgen bij hem durven te bespreken.
3. Waarom heeft de OR deze invloed?
Wanneer werknemers de preventiemedewerker vertrouwen, kunnen zij problemen met hem bespreken. Door de OR bij de benoeming te betrekken, kan dat vertrouwen worden versterkt. De OR vertegenwoordigt immers de werknemers voor wie het preventiewerk van belang is (Kamerstukken I 2016/17, 34 375, C, p. 2).
Voor de OR houdt die betrokkenheid ook medeverantwoordelijkheid in voor het goed functioneren van de preventiemedewerker. Daarbij blijft de werkgever verantwoordelijk voor het naleven van de wet. De OR neemt de wettelijke verplichtingen van de werkgever dus niet over (Kamerstukken II 2015/16, 34 375, nr. 3, p. 4; Kamerstukken II 2004/05, 29 814, nr. 3, p. 21).
Voor de praktijk betekent dit dat de OR ook aandacht moet hebben voor de ondersteuning die de preventiemedewerker krijgt om zijn werk te kunnen doen.
4. Wat moet de OR kunnen beoordelen?
De preventiemedewerker moet voldoende kennis, ervaring, hulpmiddelen en tijd hebben. Ook moeten voldoende mensen beschikbaar zijn. Welke maatregelen daarvoor nodig zijn, moet in de RI&E worden beschreven. Daarnaast moet de werkgever de preventiemedewerker zelfstandig en onafhankelijk laten werken (art. 13 leden 4, 5 en 9 Arbowet). De OR kan daarom vragen of de beschikbare kennis en ondersteuning passen bij de risico’s van het werk. Daarbij is ook van belang welke andere werkzaamheden de kandidaat heeft. Die kunnen het preventiewerk in de weg zitten, bijvoorbeeld wanneer iemand daarnaast leidinggevende is en moet adviseren over keuzes waarvoor hij zelf verantwoordelijk is (Kamerstukken II 2015/16, 34 375, nr. 3, p. 15).
Door dit vooraf te bespreken, wordt duidelijker wat nodig is om de functie goed uit te voeren. Daarop kunnen vervolgens de afspraken over de samenwerking worden afgestemd.
5. Hoe werken de preventiemedewerker en de OR samen?
De preventiemedewerker moet de OR adviseren en daarmee nauw samenwerken. Dit betekent dat dit moet gaan over maatregelen die al zijn genomen en maatregelen die nog moeten worden genomen om veilig en gezond werken te verbeteren (art. 13 lid 7 onder b Arbowet). Voor de OR betekent dit dat hij deze adviezen kan gebruiken in het overleg met de werkgever over het plan van aanpak. Daarmee kan de OR ook zijn eigen taak vervullen om zoveel mogelijk te bevorderen dat de regels voor veilig en gezond werken worden nageleefd (Kamerstukken II 2004/05, 29 814, nr. 3, p. 23–24; art. 28 lid 1 WOR).
Een praktische manier om die samenwerking vorm te geven, is afspreken wanneer overleg plaatsvindt en hoe wordt teruggekoppeld wat met de adviezen gebeurt. Dat maakt het gemakkelijker om later samen te bespreken of de voorgestelde maatregelen ook worden uitgevoerd.
6. Wat gebeurt er met de adviezen?
Bij die terugkoppeling kan de werkgever aangeven welke maatregelen worden genomen, wanneer dat gebeurt en waarom een advies eventueel niet wordt gevolgd. De OR kan daarover vervolgens vragen stellen. Daarbij kan blijken dat informatie ontbreekt of onduidelijk is wie een maatregel uitvoert. Juist dan wordt zichtbaar welke afspraken moeten worden verduidelijkt of aangepast. Zo geeft het overleg ook inzicht in de manier waarop het preventiewerk dagelijks verloopt.
Voor het management betekent dit dat duidelijk moet worden welke knelpunten om een beslissing vragen. Heeft de preventiemedewerker bijvoorbeeld onvoldoende tijd om belangrijke risico’s te onderzoeken, dan vraagt dat om een keuze over zijn beschikbare uren of aanvullende ondersteuning. Blijft een geadviseerde maatregel liggen, dan moet worden besproken wie daarover beslist en wie voor de uitvoering zorgt.
Het overleg met de OR kan helpen om te herkennen waar zulke keuzes uitblijven. De verantwoordelijkheid om voldoende deskundige bijstand te organiseren, blijft daarbij bij de werkgever liggen.
7. Conclusie
De samenwerking na de instemming laat zien of de preventiemedewerker zijn werk kan doen zoals afgesproken en of zijn adviezen worden gebruikt. Voor werkgever en OR is daarom van belang dat zij bespreken wat goed loopt en waar aanpassing nodig is. Dit betekent voor de praktijk dat de afspraken bij de benoeming regelmatig aandacht verdienen. Krijgt de preventiemedewerker voldoende ruimte om zijn taken uit te voeren? Bereiken zijn bevindingen de mensen die daarover moeten beslissen? En wordt duidelijk waarom een voorgestelde maatregel wel of niet wordt uitgevoerd?
Door dat gezamenlijk te bespreken, kan duidelijk worden welke keuze nodig is en wie daarmee aan de slag gaat. Het management kan vervolgens beslissen over de benodigde ondersteuning en maatregelen, terwijl de OR de voortgang in het overleg aan de orde kan blijven stellen.
Daar ligt de betekenis van Legal Safety Governance®: de wettelijke taken zo organiseren dat iemand ze kan uitvoeren, daarvoor passende ondersteuning krijgt en duidelijk wordt wat met zijn adviezen gebeurt.
Wanneer hebben management, OR en preventiemedewerker voor het laatst besproken welke knelpunten om een besluit vragen en wie voor de opvolging zorgt?